أقسام المقالة
في بيئة العمل والتعليم الحديثة، أصبحت أدوات التعاون الرقمي مثل مايكروسوفت تيمز ركيزة أساسية، وتوفر هذه المنصات ميزات متقدمة تتجاوز مجرد عقد الاجتماعات الافتراضية، لتشمل أدوات تعزز التفاعل والمشاركة الفعالة بين الحضور.
إحدى أبرز هذه الميزات هي القدرة على تقسيم المشاركين إلى مجموعات عمل أصغر، مما يفتح آفاقا جديدة للعصف الذهني و التعلم التعاوني، وهي ميزة غالبا ما تكون حكرا على منظم الاجتماع لإدارتها بشكل كامل.
- السؤال: يمكن تقسيم الاجتماع الواحد إلى غرف فرعية متعددة باستخدام مايكروسوفت تيمز. صواب أم خطأ؟
- الجواب: صواب.
لماذا: يوفر مايكروسوفت تيمز خاصية مدمجة تعرف باسم الغرف الفرعية (Breakout Rooms)، والتي تم تصميمها خصيصا للسماح لمنظمي الاجتماعات بتقسيم المشاركين إلى مجموعات صغيرة ومنفصلة داخل نفس الاجتماع، بهدف تسهيل المناقشات المركزة وأنشطة ورش العمل.
في هذا المقال، سنتعمق في خاصية الغرف الفرعية، مستعرضين تعريفها، وكيفية إعدادها وإدارتها بفعالية، وأبرز الممارسات لضمان تحقيق أقصى استفادة منها في سياقات مختلفة.
تعريف الغرف الفرعية وأهميتها
الغرف الفرعية هي جلسات منفصلة ومستقلة يتم إنشاؤها ضمن الاجتماع الرئيسي في مايكروسوفت تيمز. تتيح هذه الميزة للمنظم (Organizer) توزيع المشاركين على هذه الغرف إما بشكل عشوائي أو محدد مسبقا، مما يسمح بإجراء مناقشات جماعية صغيرة أو تنفيذ مهام محددة بعيدا عن المجموعة الكبيرة.
تكمن أهميتها في قدرتها على تحويل الاجتماعات الكبيرة من مجرد بث للمعلومات إلى تجربة تفاعلية. ففي بيئات التعليم عن بعد، يمكن للمعلم تقسيم الطلاب لمناقشة موضوع معين، بينما في قطاع الأعمال، يمكن للمدير استخدامها لتمكين فرق العمل من إيجاد حلول للمشكلات بشكل مستقل قبل عرضها على الجميع. هذا يعزز من مشاركة الحضور ويمنح صوتا لكل فرد، بدلا من اقتصار النقاش على عدد قليل من المتحدثين.
كيفية إنشاء وإدارة الغرف الفرعية
إنشاء وإدارة الغرف الفرعية هي عملية تقع بالكامل ضمن صلاحيات منظم الاجتماع أو مقدم العرض المعين. يمكن تلخيص العملية في خطوات واضحة تضمن سلاسة الانتقال من الاجتماع العام إلى المجموعات الصغيرة.
- بدء الإعداد: أثناء الاجتماع، يبحث المنظم عن أيقونة الغرف الفرعية في شريط أدوات الاجتماع.
- تحديد العدد والتوزيع: يظهر خيار لتحديد عدد الغرف المراد إنشاؤها (حتى 50 غرفة). بعد ذلك، يختار المنظم بين التعيين التلقائي، حيث يقوم تيمز بتوزيع المشاركين عشوائيا على الغرف، أو التعيين اليدوي، الذي يمنح المنظم التحكم الكامل في وضع كل مشارك في غرفة معينة.
- الإنشاء والفتح: بعد تأكيد الخيارات، يتم إنشاء الغرف ولكنها لا تفتح فورا. يستطيع المنظم إعادة تسمية الغرف لتناسب موضوع النقاش (مثلا: “فريق التسويق”، “فريق الدعم الفني”). عند الاستعداد، يقوم المنظم بفتحها، فيتم نقل المشاركين تلقائيا إليها.
بمجرد تفعيل الغرف، يمتلك المنظم مجموعة من أدوات الإدارة القوية، تشمل:
- إرسال إعلانات: يمكن للمنظم بث رسالة نصية تظهر في نافذة الدردشة لجميع الغرف في وقت واحد، وهي أداة مثالية لإعطاء توجيهات أو تذكيرات.
- ضبط مؤقت: لتحديد مدة الجلسات الفرعية، يمكن تعيين مؤقت يعيد جميع المشاركين تلقائيا إلى الاجتماع الرئيسي عند انتهاء الوقت.
- التنقل بين الغرف: يستطيع المنظم الانضمام إلى أي غرفة ومغادرتها في أي وقت لمتابعة النقاشات وتقديم المساعدة.
- إعادة تعيين المشاركين: يمكن نقل شخص من غرفة إلى أخرى حتى بعد بدء الجلسات.
تجربة المشاركين وأفضل الممارسات
داخل الغرفة الفرعية، يحصل المشاركون على تجربة اجتماع مصغرة وكاملة. يمكنهم استخدام مشاركة الشاشة، و اللوح الأبيض (Whiteboard) للتعاون، والدردشة النصية، تماما كما في الاجتماع الرئيسي. تكون جميع الملفات والمحادثات التي تتم داخل الغرفة خاصة بأعضائها فقط ولا تظهر في الاجتماع الرئيسي.
لتحقيق أقصى استفادة من هذه الميزة، ينصح باتباع بعض الممارسات الفعالة:
- التخطيط المسبق: جهز أهداف كل غرفة فرعية والمهام المطلوبة من المشاركين قبل بدء الاجتماع.
- تعليمات واضحة: قبل فتح الغرف، اشرح للمشاركين الهدف من النشاط والوقت المتاح والنتيجة المتوقعة.
- تحديد الأدوار: شجع المجموعات على تحديد قائد أو مقرر لضمان بقاء النقاش في مساره الصحيح.
- استغلال الإعلانات: استخدم خاصية الإعلانات لتوجيه المجموعات أو إعلامهم بالوقت المتبقي.
- وقت للمشاركة: بعد إغلاق الغرف وعودة الجميع، خصص وقتا كافيا لكل مجموعة لمشاركة أهم ما توصلت إليه مع بقية الحضور.
بناء على ما سبق، فإن الإجابة المؤكدة على السؤال هي صواب. يوفر مايكروسوفت تيمز بالفعل أداة الغرف الفرعية كجزء لا يتجزأ من وظائفه، مما يجعله منصة قوية وفعالة لإدارة الاجتماعات التفاعلية الكبيرة والمعقدة بسهولة واحترافية.